Invullen leemtes in informatievoorziening voor de Asset Manager

download deze column als pdf

	Ik vind deze column een aanrader
	1216 personen hebben deze column positief beoordeeld

Veel ondernemingen hebben een Enterprise Resource Planning (ERP)- of Enterprise Asset Management (EAM) systeem geïmplementeerd[1]. Dit zijn systemen voor een geautomatiseerde ondersteuning van een groot aantal bedrijfsprocessen. De functionaliteit zit in gebieden zoals Financiën & control, Personeelsbeheer, Projectbeheer en Onderhoud. ERP en EAM ondersteunen echter niet alle processen voor een Asset Manager. In bedrijven die zich ontwikkelen op asset management gebied, groeit de behoefte aan een goede ondersteuning van de informatievoorziening. Een grote verandering is het belang van informatiesystemen bij de besluitvorming. Vroeger was er een sterke menselijke inbreng in elke stap en bij veel bedrijven is dat nog steeds zo. Veel beslissingen worden tegelijkertijd genomen worden door één persoon bij het opstellen van een plan, en niet gedistribueerd over tijd en mensen zoals dat gebeurt als wanneer een ontwerper/werkvoorbereider/uitvoerder veel meer beslissingen neemt. Geautomatiseerde ondersteuning kan hier goed bij helpen. Die ondersteuning is vaak ondergebracht in niche tools. Bedrijven willen die tools aanschaffen en denken soms dat daarmee de kous af is. Maar met de invoering van die niche tools komen problemen naar voren zoals de integratie van gegevens. Hoe moet een bedrijf daar nu mee omgaan?

In de figuur zijn functionele gebieden voor de Asset Manager te zien, die met elkaar verbonden zijn via een al dan niet geautomatiseerde integratielaag. In een aantal functionele gebieden bestaan vaak leemtes. Dat ERP- en EAM-systemen leemtes hebben is op zich geen probleem. De strategie van leveranciers van die systemen is om de kernfunctionaliteit van de processen voor de meeste klanten zo goed mogelijk te bieden. De kapitaalintensieve sector is soms maar een deel van de complete markt van ERP en EAM-leveranciers en die kapitaalintensieve sector is ook nog divers. Nicheleveranciers spelen hierop in door specifieke producten te leveren zoals risicoregisters[2], gereedschappen voor het bepalen van onderhoudsconcepten en prioriteringstools voor beheersmaatregelen. Die producten houden soms ook rekening met de diversiteit van de kapitaalintensieve bedrijven en zijn dan branche specifiek.

In hun enthousiasme om zich te verbeteren schaffen bedrijven soms op ad hoc basis tools aan, maar dat is niet zonder problemen. De problemen zitten vaak in de integratie van gegevens tussen het ERP- of EAM-systeem en de niche tools (zowel tussen ERP/EAM en niche tools als tussen niche tools zelf). Die blijken dan niet goed op elkaar aan te sluiten of er komt niet eenduidige redundante data voor. Het gebrek aan standaardisatie binnen organisaties vormt een hindernis voor asset management (bron: The state of Asset Management in the Netherlands. Y.C. Wijnia, P.M. Herder. World Congress on Engineering Asset Management, 2009).

Het is dus niet verwonderlijk voor goed asset management een organisatie moet zorgdragen voor consistentie van data[3]. Ook is de data vaak alleen maar aanwezig in de hoofden van mensen en niet in systemen en is het eigenaarschap van de gegevens niet goed geregeld. Wanneer organisaties zich verder willen ontwikkelen binnen Asset Management, is het erg belangrijk dat informatiemanagement wordt ingericht. De vraag die dan opkomt is wat dat dan is. Informatiemanagement bestaat uit twee onderdelen.

Allereerst moet een eenduidig datamodel worden opgesteld (een gegeven mag maar voor één uitleg vatbaar zijn), dat ook moet worden beheerd. Het betekent dat het model consistent moet zijn (vrij van innerlijke tegenspraak) en het model moet erg flexibel zijn. Wijzigingen in de organisatie moeten een minimale invloed hebben op het model. Verder moeten gegevens tussen verschillende organisatorische entiteiten uitgewisseld kunnen worden en ieder gegeven mag maar één eigenaar hebben.

Binnen informatiemanagement is het ook essentieel dat de rollen en verantwoordelijkheden worden vastgesteld en ingevoerd voor het beheren van de gegevens. Immers wat heb je eraan om een mooi datamodel op te stellen, wanneer niemand zich verantwoordelijk voelt voor de kwaliteit van de data?

Ergo: wanneer een bedrijf zich wil ontwikkelen is het aanschaffen van nichetools een belangrijke stap. Echter als dat gepaard gaat zonder een eenduidig datamodel en de rollen voor het juist aanleveren van data niet goed ingevoerd worden, is het als een mooie lijst in een museum zonder schilderij. Dat is geld verbranden en dus geen goed asset management.
 

<< terug naar overzicht